Employee Experience – Büro als Mitarbeitermagnet

Bericht: 23. Mai 2023, Roundtable Süd/Stuttgart

Das Büro als Mitarbeiter-Magnet

Vielen Dank für die aktive Teilnahme an unserem Workshop im Rahmen der BVMW-Veranstaltung. Anbei finden Sie eine Zusammenfassung des Abends sowie die digitalisierten Karten und Ergebnisse der Worldcafé Thementische.

Im stimmungsvollen Showroom von Nowy Styl wurden die Teilnehmer von Ingrid Janssen, Vertreterin des BVMW, herzlich in Empfang genommen. Nach der Begrüßung folgte eine kurze Einführung durch Klaus Lohne, dem Geschäftsführer Key Account von Nowy Styl.

Er gab einen Einblick in den Showroom mit seinen innovativen Produkten und Konzepten, stellte sein Unternehmen vor und schilderte den spannenden Werdegang seiner Firma.

Es folgte ein Impuls von N3XTexperience, der gemeinsamen Initiative von aconsea, ConnectiveX und Innexon, der die Relevanz des Themas hervorhob und zahlreiche Anregungen für die folgenden Diskussionen lieferte. In der nachfolgenden Worldcafé-Session hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, sich intensiv mit den Themen Kultur, Raum und Technologie auseinanderzusetzen. Jedes dieser Themen bildete den Schwerpunkt an einem separaten Tisch
und wurde intensiv erörtert.

Unter dem Aspekt der Kultur von Unternehmen und Organisation wurden Aspekte wie Führungsstile, Fehlerkultur, Wertegerüst, Sinn und Zugehörigkeit, sowie die Bedeutung von Wertschätzung und Anerkennung diskutiert.

Die Diskussionen um den Raum konzentrierten sich auf Fragen wie die Gestaltung von Arbeitsplätzen, die Bedeutung der Akustik, die Qualität von Licht und Luft, und die Anpassungsfähigkeit der Räume an unterschiedliche Anforderungen.

Die Thematik der Technologie umfasste eine breite Palette von Aspekten, von der Bereitstellung aktueller Hardware und Software über die Notwendigkeit von flexiblen Arbeitsplatzbuchungssystemen und stabilen Netzverbindungen bis hin zur Bedeutung von
intuitiven und barrierefreien Tools.

Die Teilnehmer entwickelten während der Veranstaltung ein besseres Verständnis für die Komplexität der Themen Kultur, Raum und Technologie und wie diese Aspekte das Erleben der Mitarbeiter beeinflussen.

Die Teilnehmer äußerten sich durchweg positiv über die Veranstaltung und empfanden sie als den normalen Rahmen einer solchen Veranstaltung sprengendes Event, das für sie wertvoll und inspirierend war. Insbesondere die Möglichkeit, unterschiedliche Sichtweisen kennenzulernen und auszutauschen, wurde hervorgehoben.

Die vielfältigen Perspektiven trugen dazu bei, dass neue Einsichten gewonnen werden konnten. Insgesamt bot die Veranstaltung einen Einblick in die vielfältigen Aspekte, die bei der Schaffung einer attraktiven und motivierenden Arbeitsumgebung berücksichtigt werden sollten.

Ergebnisse des Worldcafés

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Erkenntnisse aus den Diskussionen an den einzelnen Thementische des Worldcafés.

Kultur

Die Unternehmenskultur ist das Herzstück jedes Unternehmens. Sie beeinflusst, wie Mitarbeiter und Teams zusammenarbeiten, wie sie mit Fehlern umgehen und wie sie ihre Kundenorientierung und Führungskompetenzen entwickeln.

Die vielfältigen Beiträge der Teilnehmer unterstreichen die Komplexität dieses Themas und die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Betrachtungsweise. Die Teilnehmer stimmten überein, dass ein Kulturwandel von der Unternehmensführung initiiert und vorgelebt werden muss. Dieser Wandel erfordert Authentizität und muss auf Augenhöhe erfolgen.

Zentral ist dabei die Entwicklung einer Feedback- und Fehlerkultur, in der das Lernen aus Fehlern gefördert und geschätzt wird. Hierbei kann Coaching anstelle von traditionellen Führungsmodellen eine wichtige Rolle spielen, um eine kollektive Führung zu etablieren.

Die Entwicklung eines klaren Wertegerüsts ist entscheidend, um eine Kultur der Identifikation und des Sinns zu fördern. Dieses Wertegerüst prägt auch die Außenwirkung und Marke des Unternehmens und trägt zur Stärkung der Selbstwirksamkeit der Mitarbeiter bei. Wertschätzung wurde als weiterer Schlüsselaspekt genannt, der sich unter anderem in Investitionen in die Mitarbeiterweiterbildung, fairen Gehältern und geeigneten Anreizsystemen
manifestiert.

Darüber hinaus ist eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens unabdingbar, die Mitarbeitenden Sicherheit bietet, sich auch bei kritischen Themen einzubringen. Freiheit und Selbstbestimmung wurden als bedeutsame Werte genannt, wobei die Teilnehmer diskutierten, ob Work-Life-Balance oder Work-Life-Integration angemessener seien.

Die Art der Kommunikation, einschließlich der Sprache und der Ansprache, beeinflusst maßgeblich die Unternehmenskultur. So kann eine Du-Kultur den Austausch fördern, ohne dabei Respektlosigkeit zu implizieren.

Schließlich wurde anerkannt, dass die Besitzverhältnisse eines Unternehmens – ob es sich um ein Startup, ein inhabergeführtes Unternehmen oder ein Investor oder Aktionären finanziertes Unternehmen handelt – einen wesentlichen Einfluss auf die Unternehmenskultur haben.

Die Diskussion zeigt, wie eng die Themen Kultur, Raum und Technologie miteinander verknüpft sind, wenn es darum geht, das Büro als „Mitarbeitermagnet“ zu gestalten. Es wurde deutlich, dass eine positive und einbeziehende Unternehmenskultur einen wesentlichen Beitrag zur Mitarbeiterbindung und zur Attraktivität des Arbeitsplatzes leisten kann.

Raum

Die Anforderungen an die Raumgestaltung sind vielseitig und spiegeln die Notwendigkeit wider, den Arbeitsplatz als Ort der Produktivität und des Wohlbefindens zu gestalten.

Eine zentrale Anforderung der Teilnehmer war die Flexibilität des Raumes. Hierzu zählt die Bereitstellung verschiedener Arbeitsorte, einschließlich Sekundär- und Tertiärstandorte wie Homeoffice. In diesem Kontext wurde die Wichtigkeit des „Fit-Outs“, d.h. die individuelle Anpassung des Raumes an die Bedürfnisse seiner Nutzer, betont.

Die Räume sollten verschiedene Ausstattungen und Gestaltungen haben, um unterschiedlichen Aktivitäten gerecht zu werden. Dies reicht von der Nutzung aktueller Technik bis hin zur leichten Beweglichkeit der Möbel.
Die Teilnehmer hoben hervor, dass die Raumgestaltung auch den ästhetischen Eindruck berücksichtigen sollte. Farbgestaltung und Grünelemente spielen dabei eine bedeutende Rolle, ebenso wie ein ausgewogener Mix aus Tages- und Kunstlicht. Eine gute Qualität der Luft und eine angepasste Temperaturregelung wurden als wesentliche Elemente eines angenehmen Raumklimas angesehen.

Die Akustik spielt eine ebenso wichtige Rolle, mit der Notwendigkeit von ruhigen Räumen für konzentriertes Arbeiten und Bereichen, die gute Sprachverständlichkeit ermöglichen. Einige Teilnehmer schlugen die Bereitstellung von Grundrauschen vor, um die akustische Atmosphäre zu verbessern.

Der Raum sollte als Visitenkarte für die Unternehmenskultur dienen und sollte verschiedene soziale Begegnungsmöglichkeiten bieten. Einige Teilnehmer merkten an, dass jede Abteilung ihren eigenen Raum mit individueller Gestaltung haben sollte. Rückzugsräume für verschiedene Lebenssituationen, z.B. für Schwangere oder für religiöse Zwecke, sollten ebenfalls zur Verfügung stehen.

Die Ausstattung des Raums sollte zudem Gesundheitsförderung und Ergonomie berücksichtigen, einschließlich barrierefreier Gestaltung und höhenverstellbarer Tische. Darüber hinaus sollten die Räume IT-Ausstattungen wie Virtual Reality und „Foodyi“-Automaten beinhalten, die organisiert über IT das passende Essen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stellen.

Schließlich wurde deutlich, dass Kosten-Nutzen-Überlegungen in die Entscheidungen zur Raumgestaltung einfließen müssen. Apps für Raumbuchung, Parkplatzreservierung, Auto Laden und Schließfächer wurden als nützliche Technologien vorgeschlagen, um den Raum optimal zu nutzen.

Insgesamt war die Einigkeit groß: Ein gut gestalteter Raum kann einen wesentlichen Beitrag zur
Mitarbeiterbindung leisten und die Rückkehr ins Büro nach der Pandemie attraktiver machen.

Technologie

Die Technologie, so wurde deutlich, sollte den Arbeitsalltag vereinfachen und gleichzeitig flexibles Arbeiten ermöglichen. Von Clean Desk-Lösungen über robuste, intuitiv bedienbare Tools bis hin zu stabilen Netzverbindungen – die Teilnehmer waren sich einig, dass Technologie ein Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg ist.

Eine der Anforderung war eine „Clean Desk“-Politik, gestützt durch robuste und zuverlässige Technologie. Man strebt eine einheitliche, nutzerfreundliche Oberfläche an, die den Arbeitsalltag vereinfacht. Gleichzeitig waren die Teilnehmer sich einig, dass Hardware und Software auf dem neuesten Stand sein müssen, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

Ein funktionierender Helpdesk wurde als unerlässlich angesehen, um schnelle Hilfe bei technischen Problemen zu gewährleisten. Es wurde betont, dass Technologie ’smooth‘ sein sollte – einfach zu handhaben und stabil, damit die eigentliche Arbeit im Mittelpunkt steht. Ein weiterer gemeinsamer Konsens war die Notwendigkeit eines flexiblen Systems zur Arbeitsplatzbuchung. Dabei sollte die Nutzung von CoWorkspaces weltweit unkompliziert sein und ein einheitliches WLAN-Netz sollte jedem Standort zur unkomplizierten Nutzung zur Verfügung stehen. Ein starker Fokus lag auf der Bereitstellung einer bedarfsgerechten Ausstattung – inklusive ausreichender Möglichkeiten
Hardware mit Energie zu versorgen.

Die Teilnehmer stellten die Anforderung, dass Technologie das flexible Arbeiten unterstützen muss und ihre Bedienung einfach sein sollte. Es wurde angemerkt, dass ein sichtbarer Technologieüberschuss kritisch gesehen wird. Eine offene Haltung gegenüber technischer Innovation seitens des Unternehmens wurde hingegen stark befürwortet. Videokonferenzsysteme
müssen zuverlässig arbeiten und Software für Projektmanagement und Zusammenarbeit sollte vorhanden und einfach zu bedienen sein.

In puncto Nachhaltigkeit zeigten die Teilnehmer großes Engagement. Technologie sollte sowohl Umweltverträglichkeit fördern als auch individuell regelbare Raumbedingungen wie Klima, Licht und Lautstärke ermöglichen. Auch die Technologie selbst sollte den Kriterien der Nachhaltigkeit entsprechen.

Die Künstliche Intelligenz (KI) wurde als bedeutende Technologie anerkannt, jedoch sollte ihre Integration sorgfältig geprüft und nur dort angewandt werden, wo sie tatsächlich den Arbeitsablauf verbessert.

Schließlich wurde intensiv diskutiert, dass trotz der hohen Bedeutung von Technologie für den Unternehmenserfolg, die Möglichkeit bestehen sollte, sich auch gegen bestimmte Technologien entscheiden zu können. Im Zentrum stand dabei stets die Vorstellung von einem Arbeitsplatz, der den Mitarbeiter unterstützt und seine Produktivität fördert, ohne dabei überwältigend zu wirken.