Viele Unternehmen steigern ihre organisatorische Flexibilität, um im intensiven Wettbewerb Vorteile zu haben. Hierzu wird in den Fabriken die „Industrie 4.0“ forciert, im Bürobereich werden „New Work“ bzw. Arbeitswelten 4.0-Konzepte umgesetzt. Für das Büro bedeutet dies, dass die Räume kommunikationsförderlicher werden müssen, durch z. B. weniger Trennwände, mehr Glas, und dass die Arbeitsorganisation das Paradigma des direkt zugeordneten Arbeitsplatzes aufgibt. Die Arbeitswelt des einzelnen Mitarbeiters erstreckt sich beispielsweise auf die gesamte Bürofläche, auf Projekträume im eigenen Unternehmen oder bei Kunden und den Arbeitsplatz zu Hause – nach dem Motto: Dein Büro ist, wo Du bist.

Wie kann ein Unternehmen wissen, welche Potenziale New Work für seine Arbeitsorganisation hat? Wie können die notwendigen Begleitprozesse im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement effizient gestaltet werden?

Ein erfolgreiches Projekt kann sich dem Thema von beiden Seiten nähern. Auf beiden Wegen werden die Standards von Arbeitsplätzen und Prozessen gesteigert.

Mit New Work zu gelebten Arbeitswelten

Mit dem Management muss in einem Visionsworkshop ein Zukunftsbild der Arbeit im Bürobereich von oben nach unten/Top Down entwickelt werden. Gleichzeitig muss das Management die Leitplanken für seine zukünftige Rolle und die der Mitarbeiter in der Arbeitswelt definieren. Da es sich um einen Veränderungsprozess handelt, ist das Management in seiner Rolle als Führung und als Vorbild gefragt. Nur dann kann eine Veränderung gelingen. 

Die Potenziale im Bürobereich sollten prozessorientiert auf Basis der Arbeitstypologien identifiziert werden. Dieser Prozess sollte von unten nach oben/Bottom-Up, mit einer sorgfältigen Analyse der einzelnen Tätigkeitstypen erfolgen. In einem dialogbasierten Prozess können die Anregung der Mitarbeiter direkt eingebunden werden. Die zukünftige Lösung wird mit den Mitarbeitern im Rahmen der Vorgaben des Managements entwickelt, so dass in der Wahrnehmung der Mitarbeiter ihre die Lösung ist. Dies sichert die Akzeptanz auch zunächst scheinbar unpopulärer Maßnahmen wie Multispace Office, Non-territoriales-Arbeiten oder Desksharing. Akzeptanzquoten von über 80 % sind möglich. Bei einem Desksharing Office in Hannover aus dem Jahr 2000 haben im letzten Jahr Betriebsrat und Flächenmanager beim Management für die Beibehaltung dieser Organisationsform gekämpft. In diesem Unternehmen ist damit eine nachhaltige, von den Mitarbeitern gewünschte Lösung geschaffen worden.

Integrative Informationsprozesse kinderleicht steuern

Auch im Informationsmanagement stehen heute aus Effizienz- und Transparenzgründen die darunter liegenden Geschäftsprozesse im Fokus, da es gilt Informationen nachhaltig und unternehmensweit zu steuern und die Mitarbeiter effizient mit einzubinden.

Aufgabe der Organisation muss es sein, die benötigten Informationen für die Mitarbeiter entsprechend ihrer Funktionen, Aufgaben- und Verantwortungsbereichen zum benötigten Zeitpunkt systematisch verfügbar zu machen, ohne dabei Redundanzen zu schaffen. Das kann z.B. in Form einer elektronischen Dokumentenablage geschehen. Darüber hinaus sollte aber auch die Arbeit im Team, einschließlich Freigabe und Publikation abgebildet, werden. Schließlich muss das Unternehmen nachweisen können, dass gewisse Informationen (z.B. die Arbeitssicherheit betreffend) die Mitarbeiter auch erreicht haben.

Die weit verbreitete Verwaltung in Papier- und Tabellenform oder per Mailprogramm ist nicht mehr zeitgemäß, fehleranfällig und kostet Zeit. Weitaus wirtschaftlicher ist der Weg über ein unternehmensweites webbasiertes System, das Informationen entlang des Lebenszyklus über ihren Lebenszyklus steuert (Einstellen, kollaborative Bearbeitung, Genehmigung, Publikation, personalisierte Bereitstellung, Unterweisung, Ablage im Archiv) und die Kommunikationsprozesse granular abbildet. Die Flexibilität von New Work Konzepten wird durch eine weitgehende Systemunabhängigkeit erreicht, was die Nutzung über mobile Endgeräte oder vom Home Office aus erlaubt. Zudem können automatisierte Prozesse, z.B. für ein betriebliches Vorschlagswesen à la KVP, die Beteiligten punktgenau integrieren. In Verbindung mit schlanken Eingabemasken und intuitiver Nutzerführung stellt dies die Akzeptanz auf breiter Basis sicher. Im Gegensatz zum statischen Ablegen zu Archivierungszwecken, kann so das Ziel – die dynamische Arbeit mit der Information und die Nutzbarmachung für das Unternehmen – erfolgreich umgesetzt werden

Fazit

Beide Wege – Raum und IT, stellvertretend für alle Servicelieferanten  – unterstützen ein produktiveres Arbeiten der Nutzer auf ihre eigene Weise. Ein erfolgreiches Projekt integriert die Themen so, dass Synergieeffekte entstehen. Einsparungen in einem Handlungsfeld können für Investitionen im anderen Handlungsfeld eingesetzt werden. Die Unternehmen beider Autoren arbeiten seit ca. 20 Jahren erfolgreich in diesen Feldern. Ihre Kunden, meist Organisationen, die mit Arbeitsprozessen und –konzepten sehr professionell umgehen, haben erkannt, dass in diesen Sekundärprozessen Einsparpotenziale bei mindestens gleich hoher Qualität liegen. Gleichzeitig lässt sich die Produktivität der Kernprozesse steigern, indem die Mitarbeiter mit New Work neu für ihre Arbeit begeistert werden.